Automatyczne raporty z maili w Excelu: koniec z ręcznym przeklejaniem danych
Jeśli w Twojej firmie raporty spływają e-mailem jako załączniki, prawdopodobnie znasz ten scenariusz: pobieranie plików, szukanie najnowszej wersji, otwieranie wielu okien i żmudne „kopiuj-wklej” do jednego arkusza.
Można to zrobić lepiej. Dzięki technologii Power Query, te same załączniki mogą regularnie zasilać jedną, centralną tabelę w Excelu — całkowicie automatycznie.
Kiedy automatyzacja załączników daje najszybszy efekt?
To rozwiązanie nie jest tylko „ciekawostką” – to realne narzędzie biznesowe, które sprawdza się najlepiej, gdy:
-
Dane płyną z wielu źródeł: dostajesz raporty od różnych działów, dostawców lub podwykonawców.
-
Proces jest cykliczny: te same pliki przesyłane są codziennie, co tydzień lub co miesiąc.
-
Potrzebujesz spójności: ręczne „sklejanie” danych to prosta droga do błędów, które mogą kosztować firmę tysiące złotych.
Zobacz, jak to działa w praktyce (Wideo)
Zamiast czytać o technologii, zobacz krótki pokaz tego, jak Power Query radzi sobie z wyciąganiem danych z maili.
@raporty24 Załączniki z maila w Excel - koniec z ręczną robotą!
Co realnie zyskujesz?
-
Jedno źródło prawdy – Koniec z pytaniami „czy to jest ostateczna wersja pliku?”. Wszystkie dane lądują w jednym, zweryfikowanym miejscu.
-
Szybsze KPI – Wyniki są gotowe w momencie, gdy otwierasz komputer. Nie musisz czekać, aż ktoś „przemieli” dane.
-
Mniej błędów – Maszyna nie męczy się i nie myli przy przepisywaniu liczb. Raz ustawiona logika działa zawsze tak samo.
Jak ułożyć taki proces krok po kroku?
Wdrożenie stabilnego systemu składa się z czterech fundamentów:
-
Miejsce zapisu: Ustalamy folder (np. na SharePoint lub dysku), gdzie lądują pliki.
-
Przechwytywanie: Ustawiamy prostą regułę, która „wyjmuje” załącznik z maila i kładzie go w folderze.
-
Łączenie: Excel (Power Query) skanuje folder i łączy wszystkie znalezione tam pliki w jedną tabelę.
-
Wizualizacja: Twój dashboard (Excel lub Power BI) pobiera dane z tej tabeli i odświeża się jednym kliknięciem.
Chcesz przestać tracić czas na przeklejanie danych?
Opisz nam, jakie raporty dostajesz i jak wygląda Twoja praca. Podpowiemy Ci, jak wdrożyć automatyzację, która zwróci Ci kilka godzin wolnego czasu w każdym tygodniu.