Ile tak naprawdę kosztuje Cię „darmowy” raport w Excelu? Policzmy to.
Gdy pytam właścicieli firm o koszt ich raportowania, często słyszę: “Nic nas to nie kosztuje, Krzysiek z działu sprzedaży robi to w ramach swoich obowiązków”. To jeden z najdroższych mitów w biznesie.
“Darmowy” raport w Excelu ma swoją cenę, tylko jest ona ukryta w pensjach, straconych szansach i błędnych decyzjach. Czas to policzyć.
Matematyka marnotrawstwa
Przyjmijmy konserwatywny scenariusz dla małej firmy:
- Masz 2 menedżerów (sprzedaż i magazyn).
- Każdy z nich poświęca średnio 4 godziny tygodniowo na zbieranie danych, czyszczenie ich i wklejanie do Excela na poniedziałkowe spotkanie.
- Całkowity koszt pracodawcy za godzinę ich pracy to np. 80 zł.
Rachunek: 8 godzin/tydzień × 80 zł/h = 640 zł tygodniowo 640 zł × 52 tygodnie = 33 280 zł rocznie
Płacisz ponad 33 tysiące złotych rocznie nie za analizę wniosków, ale za mechaniczną pracę “kopiuj-wklej”, którą automat zrobiłby w 30 sekund.
Koszty, których nie widać w Excelu
Pieniądze to nie wszystko. Ręczne raportowanie generuje też inne straty:
-
Koszt błędu: Zdarzyło Ci się podjąć decyzję o zakupie towaru na podstawie raportu, w którym “rozjechała się” formuła sumująca? Koszt jednej złej decyzji może przewyższyć roczne oszczędności na automatyzacji.
-
Koszt opóźnienia: Jeśli dostajesz raport sprzedażowy w czwartek, to reagujesz na problemy z poniedziałku. W e-commerce to cała wieczność.
-
Demotywacja: Nikt nie lubi być “żywym interfejsem” między dwoma systemami. Twoi zdolni pracownicy chcą myśleć, a nie przepisywać dane.
Inwestycja, która zwraca się w 3 miesiące
Automatyzacja raportowania (np. w Power Query lub Power BI) to zazwyczaj jednorazowy koszt wdrożenia. W większości przypadków, które realizujemy, inwestycja zwraca się w czasie krótszym niż kwartał — tylko dzięki odzyskanym godzinom pracy zespołu.
Chcesz policzyć, ile Twoja firma może zaoszczędzić? Skontaktuj się z nami. Podczas krótkiej rozmowy oszacujemy potencjał automatyzacji w Twoim biznesie.