Ewidencja wydań towaru na recepcji może wydawać się bardzo prostym procesem. Pracownik wydaje towar, zapisuje komu został przekazany, podaje ilość i datę.
Problem zaczyna się wtedy, gdy operacji jest coraz więcej, z danych korzysta kilka osób, a później trzeba szybko odpowiedzieć na pytania: co wydano, komu, kiedy, w jakiej ilości i kto zarejestrował wydanie?
W takim przypadku kolejny współdzielony arkusz Excel nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.
Jedną z możliwości jest wykorzystanie Microsoft Lists działającego w środowisku SharePoint i Microsoft 365.
Problem: ewidencja wydań prowadzona w wielu miejscach
W tym przypadku potrzebne było narzędzie do ewidencjonowania wydań towaru na recepcji.
Każda operacja powinna zostać zapisana w uporządkowany sposób, tak aby później można było szybko odszukać konkretną pozycję i przeanalizować historię wydań.
Przykładowy zapis może zawierać:
- datę wydania,
- nazwę lub kod towaru,
- ilość,
- osobę odbierającą,
- pracownika obsługującego wydanie,
- dodatkowe uwagi,
- status lub kategorię operacji.
Najważniejsze jest to, że wszystkie wpisy trafiają do jednego wspólnego źródła danych.
Microsoft Lists jako rejestr wydań
Microsoft Lists pozwala przygotować uporządkowaną listę, w której każde wydanie jest osobnym rekordem.
Użytkownik nie musi zastanawiać się, do którego wiersza coś dopisać ani czy pracuje na aktualnej wersji pliku.
Można przygotować określone pola, listy wyboru i wymagane informacje, dzięki czemu kolejne wpisy mają taką samą strukturę.
Przykład narzędzia do ewidencji wydań przygotowanego w Microsoft Lists.
Jak wygląda taki proces w praktyce?
Sam proces dla użytkownika może być bardzo prosty.
- Pracownik otwiera listę na recepcji.
- Wybiera lub wpisuje wydawany towar.
- Podaje ilość oraz dane potrzebne do identyfikacji odbiorcy.
- Uzupełnia dodatkowe informacje, jeśli są wymagane.
- Zapisuje operację.
- Nowy rekord pojawia się we wspólnej ewidencji.
Dzięki temu nie trzeba tworzyć kolejnych kopii plików ani ręcznie scalać danych pochodzących od kilku pracowników.
Dlaczego nie zawsze zwykły Excel?
Excel nadal może być bardzo dobrym narzędziem do analizy i raportowania.
Nie każdy proces powinien jednak zaczynać się od arkusza.
Jeżeli kilka osób ma regularnie rejestrować powtarzalne operacje, wygodniejsze może być oddzielenie wprowadzania danych od ich późniejszej analizy.
Microsoft Lists może wtedy odpowiadać za rejestrację operacji, a Excel za analizę.
Najważniejsza zmiana nie polega na zamianie Excela na SharePoint.
Chodzi o przypisanie każdemu narzędziu właściwej roli: użytkownik ma szybko zarejestrować operację, a dane mają później być dostępne do kontroli, raportowania i dalszej automatyzacji.
Microsoft Lists, Excel i Power BI mogą działać razem
W takim rozwiązaniu nie trzeba wybierać jednego narzędzia.
Poszczególne elementy Microsoft 365 mogą tworzyć jeden proces.
To dobry przykład podejścia, w którym technologia jest tylko narzędziem, a celem jest uporządkowanie konkretnego procesu biznesowego.
Co można później zrobić z zebranymi danymi?
Sama ewidencja może być dopiero pierwszym etapem.
Dane zapisane w Microsoft Lists można później wykorzystać do tworzenia dodatkowych zestawień i raportów.
Możliwe są na przykład:
- zestawienia liczby wydań w wybranym okresie,
- analiza najczęściej wydawanych produktów,
- kontrola ilości wydanych pozycji,
- analiza według odbiorcy,
- filtrowanie według kategorii,
- zestawienia dla konkretnych pracowników,
- raporty miesięczne,
- dashboardy zarządcze,
- dalsza automatyzacja procesu.
Jeśli dane są potrzebne w Excelu, mogą zostać pobrane i przetworzone za pomocą Power Query.
Jeżeli raport ma być dostępny dla większej liczby odbiorców, dane można również wykorzystać w Power BI.
SharePoint jako część większego procesu
Microsoft Lists działa w środowisku Microsoft 365 i może być elementem większego procesu opartego o SharePoint.
Przykładowo firma może wykorzystać jedno środowisko do:
- przechowywania plików,
- prowadzenia ewidencji,
- współdzielenia danych,
- obsługi dokumentów,
- zbierania zgłoszeń,
- raportowania,
- automatyzacji kolejnych etapów procesu.
Nie oznacza to jednak, że każdy proces powinien być maksymalnie rozbudowany.
Często najlepsze rozwiązanie jest właśnie proste: jedna lista, kilka dobrze dobranych pól i jasny sposób pracy.
Gdzie jeszcze można wykorzystać Microsoft Lists?
Ewidencja wydań towaru jest tylko jednym z przykładów.
Podobny mechanizm może sprawdzić się przy:
- ewidencji sprzętu,
- wydawaniu urządzeń pracownikom,
- rejestrze zgłoszeń,
- ewidencji dokumentów,
- rejestrze przesyłek,
- zgłoszeniach serwisowych,
- kontroli odbiorów,
- prostych procesach akceptacji,
- rejestrze kontroli lub przeglądów,
- ewidencji zadań operacyjnych.
Najpierw warto więc odpowiedzieć na pytanie: jaki proces chcemy uporządkować?
Dopiero później warto wybierać technologię.
Czy taki proces musi kończyć się w SharePoint?
Nie.
Microsoft Lists może być tylko jednym z elementów rozwiązania.
Jeżeli proces w przyszłości stanie się bardziej rozbudowany, można dołączyć kolejne narzędzia:
Microsoft Lists → SharePoint → Excel / Power Query → Power BI → API lub inne systemy
W innym przypadku może wystarczyć sama lista.
Nie ma sensu budować rozbudowanej aplikacji, jeśli prostsze rozwiązanie realizuje ten sam cel.
Excel czy Microsoft Lists?
Najprościej można przyjąć, że Excel dobrze sprawdza się, gdy potrzebne są:
- kalkulacje,
- analiza danych,
- złożone formuły,
- raportowanie,
- elastyczna praca na danych.
Z kolei Microsoft Lists może być wygodniejsze, gdy najważniejsze jest:
- regularne rejestrowanie zdarzeń,
- jedno wspólne źródło danych,
- ujednolicona struktura wpisów,
- łatwe filtrowanie,
- praca kilku użytkowników.
W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest połączenie obu narzędzi.
Najważniejszy jest proces, nie technologia
W Raporty24 patrzymy na takie zadania szerzej niż tylko przez pryzmat Excela.
Jeżeli problemem jest ewidencja wydań na recepcji, celem nie jest po prostu „zrobić arkusz”.
Celem jest:
sprawić, aby wydanie zostało szybko zapisane, dane były uporządkowane, a firma mogła później łatwo je sprawdzić i wykorzystać.
Czasami najlepszym rozwiązaniem będzie Excel.
Innym razem Microsoft Lists.
A jeszcze w innym przypadku połączenie SharePoint, Power Query, Power BI albo integracji z innym systemem.
Potrzebujesz podobnej ewidencji lub automatyzacji procesu?
Tworzymy rozwiązania dopasowane do sposobu pracy firmy — od prostych ewidencji i automatyzacji w Excelu po procesy wykorzystujące SharePoint, Microsoft 365, Power Query, Power BI i integracje z innymi systemami.
Zobacz również: