Załączniki → folder
Automatyczne wykrywanie wiadomości i zapisywanie załączników do odpowiednich folderów według nadawcy, daty, klienta lub innych reguł.
Zamiast ręcznie otwierać wiadomości, zapisywać załączniki i kopiować dane do Excela, zbuduj proces, który zrobi to automatycznie i przekaże informacje dalej do raportu, folderu lub systemu.
Firmowe skrzynki często otrzymują powtarzalne wiadomości: raporty, cenniki, zamówienia, faktury, zestawienia, zgłoszenia lub eksporty z innych systemów.
Jeżeli sposób obsługi takich wiadomości jest powtarzalny, można zautomatyzować zarówno pobieranie załączników, jak i dalszą pracę z zawartymi w nich danymi.
E-mail nie musi być końcem procesu. Dane mogą automatycznie trafić do Excela, Power BI, odpowiedniego folderu, bazy danych albo innego systemu firmy.
przychodzi e-mail z załącznikiem
rozpoznaje, pobiera i sprawdza dane
Automatyzacja poczty może obejmować tylko jeden krok albo cały proces następujący po otrzymaniu wiadomości.
Automatyczne wykrywanie wiadomości i zapisywanie załączników do odpowiednich folderów według nadawcy, daty, klienta lub innych reguł.
Pobieranie danych z plików XLSX, CSV, XML lub innych powtarzalnych załączników i przygotowanie ich do raportu albo dalszej analizy.
Wyciąganie uporządkowanych informacji z powtarzalnych wiadomości, np. numeru zamówienia, klienta, produktu, kwoty lub statusu.
Dane z wiadomości i załączników mogą automatycznie zasilać raport Excel, Power BI albo inne zestawienie firmowe.
Po przetworzeniu dane mogą zostać przekazane dalej do API, CRM, ERP, bazy danych lub innego narzędzia.
Automatyczne nazewnictwo plików, tworzenie folderów, porządkowanie dokumentów i przygotowanie ich do dalszej obsługi.
Jeśli podobna wiadomość pojawia się regularnie i za każdym razem wykonujesz te same czynności, proces prawdopodobnie warto przeanalizować.
codzienne pobieranie raportów przesyłanych e-mailem
zapisywanie cenników dostawców do właściwych folderów
łączenie danych z wielu załączników w jedno zestawienie
pobieranie plików CSV lub Excel i automatyczne odświeżanie raportu
odczytywanie numerów zamówień, klientów i kwot z powtarzalnych wiadomości
porządkowanie dokumentów według kontrahenta, daty lub rodzaju pliku
przekazywanie danych z wiadomości do CRM, ERP lub innego systemu
automatyczne przygotowanie plików do dalszego importu
obsługa raportów przychodzących od oddziałów lub pracowników
pobieranie danych z poczty do Excel lub Power BI
automatyczne rejestrowanie zgłoszeń przesyłanych e-mailem
kontrola brakujących lub nieprawidłowych załączników
Automatyzacja nie musi kończyć się na zapisaniu pliku na dysku.
Możemy odczytać jego dane, sprawdzić strukturę, przekształcić je i przygotować wynik w formacie wymaganym przez kolejny etap procesu.
Nie każda firma potrzebuje tego samego rozwiązania. Sposób działania zależy od używanej poczty, bezpieczeństwa, liczby wiadomości i tego, gdzie finalnie mają trafić dane.
Możemy wykorzystać rozwiązania Microsoft, Google, API poczty, Power Automate, Power Query, Python, C# albo inne narzędzie odpowiednie do konkretnego procesu.
Narzędzie może działać na komputerze użytkownika i przetwarzać lokalne pliki lub pocztę.
W odpowiednim środowisku część procesów może działać niezależnie od tego, czy komputer użytkownika jest włączony.
Dane odczytane z wiadomości mogą zostać przekazane dalej przez API lub zapisane w bazie danych.
Najpierw ustalamy reguły procesu i przypadki wyjątkowe. Dopiero później wybieramy technologię.
Ustalamy, które wiadomości mają być obsługiwane: po nadawcy, temacie, załączniku, folderze poczty albo innych regułach.
Automatyzacja odczytuje treść wiadomości lub pobiera załączniki i zapisuje je w ustalonym miejscu.
Dane są sprawdzane, czyszczone, łączone, konwertowane albo przygotowywane zgodnie z regułami procesu.
Gotowe informacje trafiają do Excela, raportu, folderu, bazy danych, API lub innego systemu firmy.
W procesach pocztowych szczególnie ważne jest filtrowanie właściwych wiadomości, walidacja załączników i obsługa sytuacji, w których format danych jest inny niż oczekiwany.
Tak. Załączniki mogą być automatycznie zapisywane, a dane z plików takich jak Excel, CSV lub XML mogą następnie trafiać do jednego zestawienia lub raportu.
Tak, jeżeli wiadomości mają powtarzalną strukturę. Można wyodrębniać określone informacje, np. numer zamówienia, klienta, kwotę, datę, produkt lub status.
Takie rozwiązania są możliwe zarówno dla środowiska Microsoft, jak i Google. Sposób integracji zależy od rodzaju konta, uprawnień, dostępnych API oraz środowiska firmy.
Nie zawsze. Proces może działać lokalnie na komputerze albo w środowisku chmurowym lub serwerowym. Najlepszy wariant zależy od poczty, infrastruktury i częstotliwości działania automatyzacji.
Automatyzacja może sprawdzać strukturę plików, wymagane kolumny i inne warunki. W przypadku niezgodności można zatrzymać przetwarzanie danego pliku i poinformować użytkownika o problemie.
Tak. Po przetworzeniu dane mogą trafić do Excela, Power BI, bazy danych, CRM, ERP lub innego systemu, jeżeli istnieje odpowiednia możliwość integracji.
Wiele automatyzacji poczty może działać niezależnie od systemu operacyjnego, szczególnie gdy wykorzystuje rozwiązania chmurowe lub API. W przypadku lokalnych aplikacji i dodatków zakres zależy od użytej technologii.
Nie musisz wiedzieć, czy potrzebujesz Excela, Power Query, API, Power BI, SharePoint, dodatku do Excela czy małej aplikacji. Opisz problem i sposób, w jaki pracujecie dzisiaj. Dobierzemy możliwie proste rozwiązanie.
Realizujemy zarówno niewielkie poprawki i automatyzacje od kilkuset złotych, jak i większe projekty integracyjne.
Nie trzeba mieć dużego budżetu, żeby do nas napisać. Małe poprawki i usprawnienia zaczynają się od kilkuset złotych. Większe wdrożenia wyceniamy po poznaniu zakresu.
Zobacz orientacyjny cennik →Rozwiązania możemy przygotowywać dla środowisk Windows i macOS. Dobór technologii zależy od konkretnego procesu i używanych programów.
Do wstępnej rozmowy zwykle wystarczy opis procesu. Jeżeli analiza wymaga przekazania poufnych plików lub danych firmowych, możemy wcześniej podpisać NDA.
Opisz problem
Wystarczy kilka informacji. Nie musisz przygotowywać technicznej specyfikacji.