Ręczne kopiowanie danych
Co tydzień lub miesiąc kopiujesz kolejne pliki i arkusze do jednego zestawienia.
Łączymy pliki, foldery, SharePoint, OneDrive, eksporty z systemów i inne źródła danych. Power Query wykonuje powtarzalne transformacje, a Ty zamiast kopiować dane od początku — odświeżasz przygotowany proces.
Problemem często nie jest sam raport. Najwięcej pracy zajmuje przygotowanie danych: pobranie plików, poprawienie kolumn, połączenie tabel, usunięcie błędów i przygotowanie wszystkiego w wymaganym układzie.
Co tydzień lub miesiąc kopiujesz kolejne pliki i arkusze do jednego zestawienia.
Kolumny, daty, formaty, puste wartości i duplikaty trzeba poprawiać za każdym razem.
Dane pochodzą z Excela, CSV, folderów, SharePoint, eksportów systemowych lub baz danych.
Proces ma powtarzalne kroki, ale użytkownik za każdym razem wykonuje je ręcznie.
Pominięty plik, zła kolumna albo niewłaściwy zakres może zmienić cały wynik raportu.
Wraz z kolejnymi miesiącami dochodzą nowe arkusze, formuły i ręczne obejścia.
Power Query najlepiej sprawdza się tam, gdzie nowe dane pojawiają się regularnie, a sposób ich przygotowania jest powtarzalny.
Automatyczne pobieranie kolejnych plików Excel lub CSV z folderu i łączenie ich w jeden zestaw danych.
Usuwanie zbędnych rekordów, pustych wartości, duplikatów i elementów niepotrzebnych w raporcie.
Zmiana formatów, typów danych, nazw kolumn, układu tabel i innych elementów wymaganych przez raport.
Łączenie sprzedaży, produktów, klientów, kosztów i innych danych na podstawie wspólnych identyfikatorów.
Nowe dane przechodzą przez wcześniej przygotowany proces zamiast być ręcznie przetwarzane od początku.
Gotowe dane mogą zasilać tabele, wykresy, raporty miesięczne, model danych lub Power BI.
Załóżmy, że co miesiąc otrzymujesz pliki sprzedażowe z kilku oddziałów i przygotowujesz z nich jeden raport.
Użytkownik nie buduje procesu od początku. Korzysta z przygotowanego wcześniej sposobu pobierania i transformacji danych.
W firmach pracujących w Microsoft 365 dane i pliki często znajdują się już w SharePoint albo OneDrive.
Możemy zaprojektować proces, w którym Excel pobiera odpowiednie dane ze współdzielonego środowiska i przygotowuje je według ustalonych reguł.
Dokładny zakres zależy od środowiska firmy, sposobu udostępniania danych oraz używanej wersji Excela.
Skoroszyty XLSX, tabele i cyklicznie przygotowywane pliki.
Eksporty z systemów sprzedażowych, finansowych, magazynowych i innych aplikacji.
Automatyczne przetwarzanie kolejnych plików o powtarzalnej strukturze.
Pliki i dane przechowywane we współdzielonym środowisku Microsoft 365.
Pliki synchronizowane i współdzielone w środowisku Microsoft 365.
Dane z baz SQL i innych źródeł, jeżeli środowisko firmy umożliwia odpowiedni dostęp.
Eksporty lub dostępne konektory do systemów wykorzystywanych przez firmę.
Wybrane źródła webowe i API, jeżeli sposób autoryzacji i udostępniania danych pozwala wykorzystać je w danym rozwiązaniu.
Nie każdy problem powinien być rozwiązany tym samym narzędziem. Power Query jest jednym elementem większego ekosystemu automatyzacji.
| Narzędzie | Najlepsze zastosowanie |
|---|---|
| Power Query | Import, czyszczenie, łączenie i transformacja powtarzalnych danych. |
| Formuły Excel | Obliczenia i logika wykonywana bezpośrednio w skoroszycie. |
| VBA | Sterowanie Excelem, formularze, przyciski i automatyzacja czynności użytkownika. |
| Integracja API | Pobieranie i wysyłanie danych bezpośrednio pomiędzy systemami. |
| Power BI | Dashboardy, modele danych i raportowanie dla większej liczby odbiorców. |
Nie musisz wybierać technologii samodzielnie. Opisz obecny proces, a sprawdzimy, czy najlepiej rozwiąże go Power Query, VBA, API czy inne narzędzie.
Sprawdzamy, skąd pochodzą dane, co użytkownik robi z nimi ręcznie i jaki ma być końcowy wynik.
Ustalamy sposób pobierania danych, transformacje, zasady walidacji i miejsce docelowe.
Tworzymy Power Query i pozostałe elementy potrzebne do powtarzalnego przetwarzania danych.
Sprawdzamy rozwiązanie na rzeczywistych danych i przygotowujemy użytkownika do dalszej pracy.
Jeśli sam import danych nie wystarcza, możemy rozwinąć rozwiązanie o raportowanie, integrację systemów lub dedykowane narzędzie Excel.
Power Query dobrze sprawdza się przy powtarzalnym imporcie, łączeniu plików, czyszczeniu danych, zmianie formatów, łączeniu tabel i przygotowaniu danych do raportów.
Tak. Jeżeli pliki mają odpowiednio powtarzalną strukturę, można przygotować proces pobierający kolejne pliki z folderu i łączący je w jeden zestaw danych.
Tak. W odpowiednim środowisku Power Query może korzystać z danych i plików przechowywanych w SharePoint. Sposób konfiguracji zależy od źródła danych, uprawnień i struktury środowiska Microsoft 365.
Tak, ale sposób konfiguracji zależy od rodzaju konta, lokalizacji plików i sposobu ich udostępniania. Przy projektowaniu rozwiązania dobieramy wariant odpowiedni do środowiska firmy.
Power Query jest bardzo dobry do pobierania, czyszczenia i transformacji danych. VBA lepiej sprawdza się przy sterowaniu Excelem, formularzach i automatyzacji czynności użytkownika. Oba rozwiązania mogą działać razem.
Jeżeli dane są łatwo dostępne przez pliki, foldery lub odpowiedni konektor, Power Query może być najprostszym rozwiązaniem. Gdy potrzebna jest dwukierunkowa komunikacja z systemem, wysyłanie zmian lub bardziej zaawansowana autoryzacja, lepsza może być dedykowana integracja API.
Tak. Power Query może jedynie przygotowywać dane, a użytkownik nadal może korzystać z tabel, formuł, wykresów, tabel przestawnych i pozostałych elementów skoroszytu.
Nie. W wielu przypadkach Excel z dobrze przygotowanym Power Query w pełni wystarcza. Power BI warto rozważyć wtedy, gdy raporty mają być szerzej udostępniane lub wymagają bardziej rozbudowanych dashboardów.
Możliwości Power Query zależą od wersji Excela, systemu operacyjnego oraz użytych źródeł danych. Dlatego przed wdrożeniem sprawdzamy środowisko, w którym rozwiązanie ma działać.
Nie musisz wiedzieć, czy potrzebujesz Excela, Power Query, API, Power BI, SharePoint, dodatku do Excela czy małej aplikacji. Opisz problem i sposób, w jaki pracujecie dzisiaj. Dobierzemy możliwie proste rozwiązanie.
Realizujemy zarówno niewielkie poprawki i automatyzacje od kilkuset złotych, jak i większe projekty integracyjne.
Nie trzeba mieć dużego budżetu, żeby do nas napisać. Małe poprawki i usprawnienia zaczynają się od kilkuset złotych. Większe wdrożenia wyceniamy po poznaniu zakresu.
Zobacz orientacyjny cennik →Rozwiązania możemy przygotowywać dla środowisk Windows i macOS. Dobór technologii zależy od konkretnego procesu i używanych programów.
Do wstępnej rozmowy zwykle wystarczy opis procesu. Jeżeli analiza wymaga przekazania poufnych plików lub danych firmowych, możemy wcześniej podpisać NDA.
Opisz problem
Wystarczy kilka informacji. Nie musisz przygotowywać technicznej specyfikacji.